REDUCCIONES PRESUPUESTALES: Un desafío administrativo

Resumen

Desde antes de que nos hubieran afectado los recortes presupuestales que muchos de nosotros enfrentamos en el último o los últlmós dos años, hemos estado sufriendo reducciones ocasionadas por la inflación. En el intento de enfrentar la inflación, habíamos ya tomado varias de las medidas obvias para reducir costos. En muchas instituciones ha habido pocas compras de equipo importante durante varios años; los vehículos se han hecho durar un año más; se han eliminado algunas líneas telefónicas; las suscripciones duplicadas se han cancelado; se ha pedido mayor disciplina a las secretarias en el uso de las máquinas fotocopiadoras; etc.- Dichas medidas económicas han sido efectivas cuando se consideran acumulativamente, pero una vez que se han puesto en efecto, es difícil lograr aún más ahorros sin emplear acciones que afecten directamente a los programas. Una de las decisiones más importantes que debe hacerse a todos los niveles de la administración, hasta llegar al líder de proyecto, es qué tanto se puede recortar afectando a todos, sin ocasionar una mediocridad general. En la Universidad del Estado de Michigan, acompañado de un extenso reportaje de prensa, se tomó la decisión de hacer recortes limitados que afectaron a todos, seguido de la eliminación total de ciertos programas. Esto no ha sido un camino fácil o popular, pero creo que ha sido el correcto. Uno de los medios más efectivos, a corto plazo, de ejecutar recortes obligados que afecten a todos es depender de las renuncias del personal y usar el dinero ahorrado de salarios para cubrir las partidas donde ha habido recortes. Desafortunadamente las primeras vacantes que se presentan, a menudo no son aquellas posiciones que se seleccionarían para eliminar con base en la prioridad del programa. Las vacantes que son clave deben llenarse eventualmente. Retrasar la decisión en dichos casos puede tener serias consecuencias en los programas. Con frecuencia, porciones significativas de una unidad externa de apoyo están ligadas a unos cuantos programas individuales. Al decidir eliminar una posición, debe prepararse una unidad para reasignarle algunas funciones esenciales y eventualmente eliminar otras; la unidad debe estar preparada para justificar la decisión ante la clientela que está siendo afectada y tomar la responsabilidad por la decisión.